Een auto van de zaak voor je personeel: dit moet je regelen

De eerste bedrijfsauto voor een medewerker is een mijlpaal, en een moment waarop veel werkgevers dingen vergeten die later gedoe geven. Wie drie zaken goed regelt (de loonadministratie, een autoreglement en de verzekering) voorkomt vrijwel alle discussies.

1. Bijtelling loopt via jouw loonadministratie

Mag de medewerker de auto ook privé gebruiken (meer dan 500 km per jaar), dan moet jij als werkgever de bijtelling bij het loon tellen en er loonheffing over inhouden. Dat is geen keuze van de medewerker maar een plicht van de werkgever. Wil de medewerker géén bijtelling, dan vraagt hij zelf een Verklaring geen privégebruik aan bij de Belastingdienst en geef jij de inhouding pas op nul zodra je die verklaring hebt gezien; bewaar een kopie in de administratie.

2. Leg afspraken vast in een autoreglement

Een kort reglement, getekend door beide partijen, voorkomt de meeste conflicten. Zet er minimaal in:

• Wie mag rijden (alleen de medewerker, of ook de partner?);
• Wat er gebeurt met schade en eigen risico bij eigen schuld of roekeloos gebruik;
• Afspraken over boetes: verkeersboetes zijn voor de bestuurder, en dat wil je op papier;
• Een eventuele eigen bijdrage voor privégebruik en hoe die verrekend wordt;
• Inlevering bij uitdiensttreding, ziekte of schorsing, en de staat waarin de auto terug moet;
• Tanken, laden en het gebruik van de tankpas.

3. Denk na over de kosten op termijn

Voor de financieringskeuze gelden dezelfde afwegingen als bij je eigen auto: met financial lease bouw je eigendom op en ben je vrij in kilometers, met operational lease koop je gemak. Bij meerdere medewerkers loont een vaste opzet; zie wagenpark financieren. Houd bij de keuze voor nieuwe fossiele auto’s ook rekening met de pseudo-eindheffing die vanaf 2027 voor werkgevers gaat spelen; die maakt de rekensom voor benzine- en dieselauto’s van de zaak structureel anders.

Veelgemaakte fouten

• De bijtelling pas verwerken bij de jaarafsluiting in plaats van maandelijks in de loonrun;
• Geen afspraak over de eigen bijdrage, waardoor die fiscaal niet aftrekbaar van de bijtelling blijkt (hoe dat wel moet: eigen bijdrage en bijtelling);
• De auto op naam van de medewerker verzekeren in plaats van op de zaak;
• Vergeten vast te leggen dat de auto bij langdurige ziekte of vertrek terugkomt.