Thuis laden op kosten van de zaak: zo regel je de vergoeding

De elektrische auto van de zaak staat ’s nachts aan de laadpaal bij je woning. De stroom komt van jouw energierekening, de kilometers zijn van de zaak. Dat vraagt om een afspraak, want zonder regeling betaal je zakelijke kosten uit eigen zak.

Het principe: werkelijke kosten vergoeden

Laadstroom voor een auto van de zaak is een autokost, net als benzine. De werkgever (of je eigen onderneming) mag die kosten onbelast vergoeden, mits je kunt onderbouwen hoeveel stroom naar de auto ging en wat die stroom kostte. Het probleem is meestal niet de regel maar de meting.

Drie manieren om het te meten

1. Een slimme laadpaal met eigen meting. De meeste laadpalen registreren per laadsessie het aantal kWh en koppelen dat aan een account. Dit is de schoonste oplossing: je hebt maandelijks een overzicht dat als bijlage bij de declaratie kan;
2. Een tussenmeter in de meterkast op de groep van de laadpaal. Goedkoop, betrouwbaar, en je leest hem eens per maand af;
3. Een laadpas die ook thuis registreert. Sommige aanbieders verrekenen thuisladen rechtstreeks met de werkgever en storten het bedrag terug op de privérekening van de berijder. Administratief het minste werk.

Welk tarief hanteer je?

Het uitgangspunt is je werkelijke kostprijs per kWh: het tarief uit je energiecontract, inclusief belastingen. Wisselt dat tarief, dan pas je de vergoeding aan; werk je met dynamische prijzen, dan kun je een gemiddelde over de periode nemen mits je dat kunt onderbouwen. Veel werkgevers spreken voor de eenvoud een vast tarief per kWh af dat periodiek wordt herzien. Leg zo’n afspraak schriftelijk vast, dan is hij controleerbaar.

En de laadpaal zelf?

Een laadpaal bij de woning die de zaak betaalt voor de auto van de zaak, hoort fiscaal bij die auto en leidt niet tot een extra bijtelling bovenop de autobijtelling. De kosten van aanschaf en installatie zijn zakelijk. Wat er verder bij komt kijken, van installatiekosten tot investeringsregelingen, staat in laadpaal zakelijk.

Let op bij vertrek van een medewerker

Verlaat de berijder het bedrijf, dan blijft de paal bij zijn woning achter. Leg vooraf vast wat er dan gebeurt: laten hangen, overnemen tegen restwaarde of demonteren. Zonder afspraak wordt dit een vervelend gesprek op een vervelend moment; neem het op in het autoreglement.

Bronnen

• Belastingdienst: vergoedingen rond de auto van de zaak
• RVO: laadinfrastructuur